紙の契約書に印鑑を押すために出社していた時代は、想像以上のスピードで過去のものになりつつある。電子契約サービスは書類のやり取りをオンラインで完結させ、印紙代や郵送コストの削減にもつながる仕組みとして広く使われている。とはいえサービスごとに機能や料金体系、法対応の範囲が異なるため、何を基準に選べばよいか迷う人も多いはずだ。
電子契約とは、書面での押印に代わってインターネット上で契約締結を完了させる仕組みを指す。多くのサービスはクラウド上で契約書をアップロードし、当事者双方がオンラインで署名や捺印に相当する操作を行うことで契約が成立する。改ざん防止のためのタイムスタンプや電子署名の技術が組み込まれており、紙の契約書と同等かそれ以上の証拠力を持たせる工夫がなされている。
クラウドサインとgmoサインを比較する際に見るべきポイント
クラウドサインとgmoサインはどちらも国内で広く利用されている電子契約サービスだが、比較する際は料金体系だけでなく契約書のテンプレート機能や送信可能な件数、外部システムとの連携のしやすさを確認したい。クラウドサインは弁護士監修のもとでサービス設計がなされてきた経緯があり、契約関連の法務知識を前提としたサポート体制が特徴とされる。一方でgmoサインは電子印鑑という概念を前面に出し、印影データをそのまま電子契約に持ち込みたいユーザーにとって心理的なハードルが低い設計になっている。
どちらのサービスも無料プランと有料プランを用意しているケースが多いが、無料プランでは送信件数や利用できる機能に制限がかかるのが一般的だ。月間でどれくらいの契約書を取り交わすのか、社内の複数部署で使うのか個人事業主として使うのかによって、適したプランは変わってくる。実際に導入する前に、無料プランで操作感やUIの分かりやすさを試してみることをおすすめしたい。
freeeサインとクラウドサインの違いはどこにあるか
freeeサインは会計ソフトのfreeeシリーズとの連携を強みとしており、請求書や見積書の管理と契約書の締結業務を一体的に扱いたい事業者にとって利便性が高い。クラウドサインは単体の電子契約サービスとしての機能拡充に力を入れており、契約書のワークフロー管理やアクセス権限の細かい設定など、組織で使うことを前提とした機能が充実している傾向がある。freeeサインとクラウドサインの違いを一言でまとめるなら、バックオフィス業務全体との統合を重視するか、契約締結そのものの機能性を重視するかという方向性の違いといえるだろう。
どちらを選ぶにしても、既存の会計システムや業務フローとの相性を確認することが重要だ。すでにfreeeを経理業務で使っている企業であれば、freeeサインへの移行は比較的スムーズに進みやすい。逆に業種を問わず幅広い契約書テンプレートを求めるなら、クラウドサインのような汎用性の高いサービスの方が使い勝手が良い場合もある。
docusignとgmoサインを比較するなら国際性と国内対応の両面を見る
docusignは海外発の電子署名サービスとして世界中で利用されており、多言語対応や海外企業との契約に強いという特徴がある。海外の取引先とやり取りする機会が多い企業にとっては、docusignの国際的な認知度の高さが安心材料になることも少なくない。一方でgmoサインは国内の商習慣や電子帳簿保存法をはじめとする日本の法制度への対応を前提に設計されているため、国内取引が中心の中小企業や個人事業主にとっては導入のハードルが低い。
docusignとgmoサインを比較する際は、料金体系が海外通貨建てになっている場合があることや、サポート窓口の対応言語も確認しておきたいポイントだ。国内サポートの手厚さを重視するか、グローバルな契約実務での実績を重視するかで、選ぶべきサービスは変わってくる。
電子帳簿保存法と電子契約サービスの対応関係
電子帳簿保存法は国税関係の帳簿書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律で、電子取引に関するデータ保存についても要件が設けられている。電子契約サービスを利用して締結した契約書は電子取引データに該当することが多く、保存要件を満たす形でデータを保管できるかどうかがサービス選定の重要な判断材料になる。多くの電子契約サービスはタイムスタンプの付与や検索機能の実装など、電子帳簿保存法が求める要件に対応した保存機能を備えている。
ただし電子帳簿保存法への対応状況はサービスによって細部が異なるため、自社が保存すべき書類の種類や保存期間、検索性の要件を洗い出したうえで、契約前に対応範囲を確認しておくことが望ましい。法制度は改正されることもあるため、最新の要件については国税庁の公表資料や各サービスの公式情報を確認する姿勢が欠かせない。
いえらぶサインと不動産業界における電子契約の広がり
不動産業界では賃貸借契約や売買契約など、契約書の枚数が多く手続きが煩雑になりがちな業務が多い。いえらぶサインのように不動産業界向けに特化した電子契約サービスは、重要事項説明書や賃貸借契約書といった業界特有の書式にあらかじめ対応している点が強みだ。不動産取引における電子契約は、対面での重要事項説明が必要とされてきた歴史的経緯もあり、一般的な電子契約サービスよりも業界特化型のサービスの方がスムーズに導入できるケースが多い。
不動産会社が電子契約を導入する際は、宅地建物取引業法上の要件を満たしているかどうかも確認したい。オンラインでの重要事項説明や電子契約に関するルールは制度整備が進められてきた分野であり、業界特化型のサービスを使うことで対応漏れのリスクを減らせる利点がある。
サインタイムなど無料で始められる電子契約サービスの実力
サインタイムのように無料プランを前面に打ち出している電子契約サービスも増えている。無料プランは主に送信件数や保存できる契約書の数に上限が設けられていることが多く、個人事業主や小規模事業者がまず電子契約を試してみるには適した選択肢になり得る。無料だからといって法的な効力が弱いわけではなく、電子署名法に基づく本人性や非改ざん性の担保という点では有料プランと同様の技術基盤を使っていることが一般的だ。
ただし無料プランでは電話サポートが受けられない、複数人での承認フローが組めないといった制限がかかることが多いため、事業規模が拡大した際にどのタイミングで有料プランへ移行するかをあらかじめ想定しておくとスムーズだ。
電子印鑑gmoサインの無料プランで何ができるか
電子印鑑gmoサインの無料プランは、個人の印影を模した電子印鑑を作成し、PDFなどの書類に押印する形で手軽に使える点が特徴とされる。契約の相手方に送信する件数には上限が設けられているのが一般的で、頻繁に契約を取り交わす企業にとっては早い段階で有料プランへの切り替えを検討することになるだろう。無料プランはあくまで操作性を試したり、単発の契約書に押印したりする用途に向いている。
電子契約は法的効力がないという誤解について
電子契約に対してよくある誤解のひとつが、紙の契約書に比べて法的効力が弱いのではないかというものだ。実際には電子署名法という法律が電子署名の法的効力を認めており、一定の要件を満たす電子署名が付された電子文書は、本人による意思表示に基づいて作成されたものと推定される。つまり適切な仕組みを備えた電子契約サービスを利用すれば、紙の契約書と同様に法的な証拠力を持たせることができる。
もうひとつの誤解は、すべての契約書が電子契約に置き換えられるという思い込みだ。一部の契約類型については書面での交付や説明が義務付けられている場合があり、業種や契約内容によっては電子化に制限がかかることもある。導入前には自社が扱う契約書の種類が電子化に適しているかどうかを確認しておく必要がある。
PDFの取り扱いとadobe acrobat readerの役割
電子契約サービスの多くは契約書をPDF形式でやり取りする仕組みを採用している。adobe acrobat readerはPDFファイルを閲覧するための代表的なソフトとして広く使われており、契約書の内容確認や印刷、注釈の追加といった基本操作に利用されることが多い。電子契約サービス自体に閲覧機能が備わっている場合でも、ダウンロードした契約書を保管したり社内で共有したりする際にはadobe acrobat readerのようなPDF閲覧ソフトが役立つ場面は多い。
契約書データを長期間保存する場合、PDFファイルの形式が将来的に読み込めなくなるリスクを避けるためにも、標準的な形式で保存し、複数の閲覧手段を確保しておくことが望ましい。
電子契約サービスを選ぶ際に押さえておきたい実務上のチェックリスト
電子契約サービスを比較検討する際は、料金体系だけでなく次の観点を総合的に確認しておくと失敗が少ない。まず契約書の送信件数やユーザー数に応じた料金プランの内容、次に電子帳簿保存法への対応状況、そして既存の業務システムとの連携のしやすさだ。加えて取引先が電子契約に不慣れな場合を想定し、相手方の操作が簡単かどうかも重要な判断材料になる。
最終的にはどのサービスが自社の業種や契約書の種類、取引先との関係性に合っているかを見極めることが大切だ。無料プランやトライアル期間を活用して実際の操作感を確かめながら、自社の業務フローに無理なく組み込めるサービスを選んでいくことが、電子契約導入を成功させる近道になるだろう。
